AI秘書とは？できること・作り方・おすすめツールをわかりやすく解説【2026年】

AI秘書とは？人間の秘書・アシスタントアプリとの違い

厚生労働省の職業情報提供サイト（job tag）によると、人間の秘書の業務は「上司や組織を補佐し、スケジュール管理・来客対応・文書作成・情報収集などを担う」とされています（秘書 – 職業詳細 | job tag – 厚生労働省）。AI秘書はこのうち「定型・繰り返しの多いテキスト処理業務」を自動化・補助します。

三者の違いを整理すると、次のようになります。

従来の音声アシスタントは「アラームをセットして」のような決まった命令に応じるだけでしたが、ChatGPTやGemini、ClaudeのようなLLM（大規模言語モデル）ベースのAI秘書は、「来週の月曜に〇〇さんとの打ち合わせがある。その前日に準備リストを送って」という複合的な指示を理解して実行できます。

AI秘書の3つのタイプ

「AI秘書」という言葉は、次の3つの意味で使われています。この記事では、タイプごとに選び方と始め方を順に説明します。

タイプ	どんなものか	この記事で扱う場所
汎用AIを使うタイプ	ChatGPT・Gemini・Claude・Copilot に、メール・予定・文書の手伝いを頼む使い方	ツールの比較、作り方の設定手順
記録に特化したタイプ	会議や通話の録音・文字起こし・要約に絞った専用サービス（Rimo・Plaud など）	専用サービスと汎用AIの違い
汎用AIを秘書役に固定したタイプ	役割と守ることを一度書いて保存し、毎回同じ秘書として使う自作の使い方	「秘書役」を固定するやり方

オンライン秘書・AIエージェントとの違い

オンライン秘書は、人がオンラインで秘書業務を代行するサービスです。人が判断できる反面、対応時間や費用は人の稼働に左右されます。AI秘書は、判断を人に残したまま、定型の下書き・整理・要約をAIが受け持つ点が違います。AIエージェントは、目標に向けて複数の手順を自分で進める仕組みの総称で、AI秘書はその使い道の1つです。この記事の秘書は、送信や登録の前に人が確認する使い方を前提にしています。

有料プランや導入費用がどのくらいかかるかは、社員AIの料金・費用の相場で解説しています。

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AI秘書にできること：メール・予定・タスク・リマインド・情報検索・要約

AI秘書が得意とする業務は大きく6つに分類できます。

• メール下書き・返信：受け取ったメールの内容を貼り付けて「丁寧に断る文面にして」と頼むと、即座に下書きを生成します。
• スケジュール管理：カレンダーと連携して空き時間を確認し、予定を追加・変更できます。
• タスク整理・リマインド：「毎週月曜の朝に今週のタスクを確認する」という繰り返しタスクを設定し、プッシュ通知やメールで知らせます。
• 情報検索・まとめ：指定したテーマに関する情報を検索し、要点をまとめた形で提示します。
• 議事録・文書の要約：長い会議メモや書類を貼り付けると、要点を箇条書きで整理します。
• 文書作成・テンプレート化：報告書・提案メール・FAQなどのひな形を作成します。

一方で、重要な意思決定・相手の感情への繊細な対応・機密性の高い交渉といった業務は、AI秘書には向いていません。「補佐ツール」として位置づけ、人が最終確認をする体制を維持することが重要です。

職種ごとの任せやすい仕事

職種の例	任せやすい仕事	人が決めること
経営者・個人事業主	日程候補の整理、返信しづらいメールの下書き、会議メモのToDo化	誰に何を返すか、優先順位
管理部門・アシスタント	依頼メールのひな形、議事録の整形、締め切り順のタスク整理	社内ルールとの照合、最終送付
営業・対外担当	訪問前の確認事項の洗い出し、お礼メールの下書き	金額・条件・約束の内容
バックオフィス全般	問い合わせ文面の下書き、手順書の要約、定期リマインド	個人情報の扱い、承認が必要な判断

主要なAI秘書ツールの比較（ChatGPT・Gemini・Claude・Copilot）

代表的な4つのサービスについて、公式ヘルプに記載されている機能と利用条件を比較します。

出典：OpenAI公式ヘルプ – Scheduled tasks in ChatGPT / Google公式ヘルプ – GeminiとGoogleアプリの連携 / Anthropic公式ヘルプ – Google Workspace integrations / Microsoft公式サポート – Copilot in Outlook（各2026年10月時点確認）

なお、比較表の情報は各社の公式ヘルプに記載されている内容に基づいており、プランや仕様は変更される場合があります。導入前に各サービスの最新公式情報をご確認ください。

会議の記録に特化した専用サービスと、ChatGPT・Geminiなど汎用AIの違い

「AI秘書」と呼ばれるものには、ChatGPT・Gemini・Claudeのように何でも頼める汎用のAIと、会議の記録など特定の仕事に絞った専用サービスの2種類があります。専用サービスの代表例として、公式サイトに載っている内容を確認できた2つを挙げます（2026年10月時点）。

比較軸	Rimo（リモ）	Plaud（プラウド）
形態	会議の文字起こし・要約のサービス。モバイルアプリもあり	録音機器（Plaud Note・NotePinなど）と、文字起こし・要約のプラン（Plaud Intelligence）の組み合わせ
公式に書かれている主な機能	会議中の重要ポイントや今後のアクションの抽出、60以上の言語の文字起こしと要約、Teams・Zoom・Google Meet・Webexとの連携	112か国語の文字起こし、話者ラベル、要約、録音内容への質問（Ask Plaud）、エクスポート・共有・連携
公式に書かれている安全面	ISO27001・ISO27017認証、国内データ保管、AI学習に使わない、SSO・IPアドレス制限	公式トップページには記載なし（導入前に公式のプライバシーの案内を確認）
向いている場面	オンライン会議の議事録づくりを減らしたいとき	対面の打ち合わせや通話も録音して残したいとき

料金やプランは時期によって変わるため、ここには書いていません。契約前に各社の公式サイトで最新の内容を確認してください。

使い分けの目安は次のとおりです。メール・予定・タスクの手伝いまで幅広く頼みたいなら汎用のAI、会議や録音の記録を毎回きちんと残したいなら専用サービスが合います。両方を併用しても構いません。ただし、会議の録音や文字起こしを外部サービスに預けるときは、参加者への事前の周知と社内の情報管理ルールの確認が必要です。

出典：Rimo公式サイト（rimo.app）、Plaud公式サイト（jp.plaud.ai）。いずれも2026年10月に確認。

自分に合うAI秘書の選び方

どのサービスを選ぶかは、「普段使っているメールと予定表がGoogleかMicrosoftか」で大きく絞り込めます。

• GmailとGoogleカレンダーを使っている方：GeminiかClaudeが連携しやすい選択肢です。GeminiはGoogleアカウントでそのまま使えます。ClaudeはGoogleアカウントで認証するだけで、Gmail・カレンダー・ドライブの3つを一括で連携でき、予定の作成・更新・空き時間検索まで対応しています。
• OutlookとMicrosoft 365を使っている職場の方：Copilot in Outlookが最も親和性が高い選択肢です。職場または学校アカウントで新しいOutlookを使っていれば、追加の設定なしにメール要約・下書き・会議招待の作成ができます。ただし、共有メールボックスや暗号化メールには対応していない点に注意が必要です。
• 定期リマインドや繰り返しタスクを自動化したい方：ChatGPTのスケジュールタスク機能が選択肢になります。無料プランでも3件まで有効にでき、毎日・毎週の繰り返しリマインドを設定できます。ただし、正確な時刻指定や1時間ごとの実行は有料プランが必要です。
• 特定のサービスに縛られたくない方：ChatGPTやClaudeはどちらもGoogleサービスと連携でき、テキスト処理の汎用性が高い選択肢です。

専用アプリを使うか、汎用AIを秘書役にするか

比べる点	専用アプリ・サービス	汎用AIを秘書役にする
向く仕事	会議の録音・文字起こしなど、決まった仕事を毎回同じ形で行う	メール・予定・要約など、仕事が日によって変わる
始めやすさ	アカウント登録と、機器やアプリの用意が中心	無料プランから試せる。指示文は自分で書く
費用の見方	機器代とプラン料金が別々の場合がある。公式で確認	無料プランの上限と、有料プランの範囲を公式で確認
使い方の自由度	サービスが用意した機能の範囲	指示文次第で広げられる
データの扱い	保管場所・学習への利用を公式で確認	連携の範囲と学習への利用を公式で確認

AI秘書を選ぶときの確認点

• 連携の権限の段階：見るだけか、予定の作成・変更までか、メールの送信までか。必要な範囲だけ許可できるかを確認します。
• データの扱い：入力した内容がAIの学習に使われるか。たとえばClaudeのGoogle Workspaceコネクタは、Gmail・ドライブ・カレンダーのデータをモデルの学習に使わないと公式に記載されています。
• 仕事用アカウントの管理者設定：GeminiやClaudeのTeam・Enterpriseなどでは、管理者が先に有効にする必要がある場合があります。
• やめるときのデータの扱い：解約したときに保存した指示や会話、連携がどうなるか。各サービスの公式ヘルプで確認してから契約します。
• 料金：プランや価格は変わるため、契約前に各社の公式ページで確認してください。

AI秘書の作り方：最初の設定手順（サービス別）

どのサービスでも、AI秘書を使い始める流れは同じです。普段使っているメールと予定表に合うサービスを選び、連携を許可して、短い指示から試します。

ChatGPT でスケジュールタスクを設定する（3ステップ）

1. ChatGPTにアクセスし、チャット欄に指示を入力する
   例：「毎週月曜の朝に、今週やるべきことを確認するリマインドを送って」と入力します（「9時」のような正確な時刻の指定は有料プランが必要です）。
2. タスクの内容を確認して承認する
   ChatGPTがタスクの詳細（頻度・時刻・内容）を提示するので、内容を確認して承認します。
3. 「Scheduled」画面で管理する
   サイドバーの「Scheduled」から作成済みのタスクを一覧確認・編集・削除できます。通知方法（プッシュ・メール）も設定できます。

注意：無料プランでは時刻の幅（朝・午後・夜）のみ指定可能で、正確な時刻指定は有料プランが必要です。また、音声チャットとGPTs上ではこの機能を使えません。

Gemini でGoogleカレンダーに予定を追加する（4ステップ）

1. Googleアカウントで Gemini にアクセスする
   gemini.google.com にアクセスし、Googleアカウントでログインします。
2. 「アクティビティの保存」を有効にする
   Geminiの設定から「アクティビティの保存」をオンにします。
3. Gmailの「スマート機能」を有効にする
   Gmailの設定 → 全般 → スマート機能とパーソナライズ → 「他のGoogleサービスのスマート機能」を有効にします。
4. チャットで指示する
   「来週の水曜14時に〇〇さんとの打ち合わせを追加して」と入力するとカレンダーに反映されます。

注意：組織（Google Workspace）のアカウントを使っている場合は、管理者がまずアプリ連携を有効にする必要があります。

Claude で Google Workspace コネクタを設定する（4ステップ）

1. Claude.ai にアクセスしてログインする
   Free・Proプランの場合は自分のGoogleアカウントで直接認証できます。
2. 設定画面からコネクタを追加する
   サイドバーの設定 → 「Integrations」→ Gmail・Googleカレンダー・Googleドライブの中から必要なものを追加します。
3. Googleアカウントで認証する
   各コネクタをオンにすると、Googleアカウントへの許可画面が表示されます。許可します。
4. チャットで指示する
   「今週の空き時間を調べて」「〇〇の件名のメールを探して要約して」などと入力して動作確認をします。

注意：TeamおよびEnterpriseプランは、組織のOwnerまたはPrimary Ownerによる事前の有効化が必要です。

Copilot in Outlook でメール下書きを作成する（3ステップ）

1. 新しいOutlook for WindowsまたはOutlook on the webを開く
   職場または学校アカウントでログインしている状態が前提です。
2. メール作成画面を開き、Copilotアイコンを選択する
   「下書きを作成」ボタンをクリックし、メールの内容・長さ・トーンをプロンプトで指定します。
3. 生成された下書きを確認・修正して送信する
   Copilotの提案内容を確認し、必要があれば編集してから送信します。

注意：共有メールボックス・代理人メールボックス・Exchange Online以外のメールボックスでは使えません。暗号化（S/MIME等）されたメールも対象外です。

AI秘書にそのまま使える指示文の例

AI秘書は、何をどの形で返してほしいかを具体的に書くほど使いやすくなります。次の指示文は例です。〔 〕の中を自分の内容に置き換えて使ってください。

1. メールの返信の下書き

次のメールに返信する下書きを作ってください。
・相手：〔取引先の担当者〕
・伝えたいこと：〔打ち合わせは来週の火曜か水曜の午後なら可能〕
・文体：丁寧だが短く、5行以内
〔受け取ったメールの本文を貼る〕

2. 今週の予定の整理（カレンダー連携時）

今週のカレンダーの予定を確認し、
・会議が続いて準備時間が取れない日
・1時間以上空いている時間帯
を一覧にしてください。予定の変更や登録はしないでください。

3. 毎週のリマインド（ChatGPTのスケジュールタスク）

毎週月曜の朝に、次の3つを確認するようリマインドしてください。
・今週締め切りのタスク
・返信していない重要なメール
・金曜までに準備が必要な会議

4. 長いメールスレッドの要約

次のメールのやり取りを、
・決まったこと
・まだ決まっていないこと
・自分がやるべきこと（期限つき）
の3つに分けて、箇条書きで要約してください。
〔メールのやり取りを貼る〕

5. 会議メモから議事録

次の会議メモを、日時・参加者・決定事項・宿題（担当者と期限）の順に議事録の形に整えてください。メモにない内容は追加しないでください。
〔会議メモを貼る〕

どの指示文でも、最後に「送信や登録はしないでください」「メモにない内容は追加しないでください」のように、AIにしてほしくないことを書いておくと、確認の手間が減ります。

ChatGPT・Gemini・Claudeで「秘書役」を固定するやり方

毎回「あなたは私の秘書です」と書き直すのは手間がかかります。3つのサービスには、秘書としての役割や話し方を一度書いて保存しておける機能があります（各社の公式ヘルプで確認、2026年10月）。

秘書役の指示文は、次のように「役割・守ること・返し方」の3つを書いておくと安定します（例です）。

あなたは私の秘書役です。
【役割】メールの下書き、予定の整理、会議メモの議事録化、タスクの優先順位づけを手伝う。
【守ること】送信・予定の登録・削除はしない。事実が足りないときは推測せず、質問を返す。社外秘の情報は繰り返し書き出さない。
【返し方】結論を先に1行、そのあと箇条書き。メールの下書きは5行以内の丁寧な文体。

役割別に、日ごとの質問に差し替えて使える例もあげておきます。

〔営業の方〕明日訪問する〔会社名〕との打ち合わせに向けて、確認しておくことを5つ挙げてください。わからない点は推測せず、「要確認」と書いてください。

〔管理部門の方〕次のタスクを、締め切りと影響の大きさで並べ替え、今日やること・今週やること・待ってよいことの3つに分けてください。
〔タスクを貼る〕

出典：OpenAI公式ヘルプ(Projects in ChatGPT・ChatGPT Custom Instructions)、Google公式ヘルプ(Gem)、Anthropic公式ヘルプ(Projects)。画面の名称は更新で変わることがあります。

小さく始める導入の3段階

いきなり全部を任せず、次の3段階で範囲を広げると失敗が少なくなります。

段階	任せること	確認のしかた
1. 文章だけ（連携なし）	メールの下書き、会議メモの整理、長い文章の要約	個人名・社名を伏せた文章で試し、出力を毎回自分で読む
2. 予定表だけ連携	空き時間の確認、予定の一覧づくり	「登録・変更はしないで」と書いて、見るだけで使う
3. メールも連携	メールの検索と要約、返信の下書き	送信前に宛先・日時・金額を人が確認する。連携の範囲は必要最小限にする

AI秘書の注意点：よくある失敗と、任せる範囲

AI秘書は使い始めの設定でつまずくことが多く、次の4つがよくある失敗です。

失敗	起きること	避け方
取引先名や個人情報をそのまま貼る	社内の情報管理ルールに反するおそれがある	まず個人名・社名を伏せた文章で試し、使ってよい範囲を会社のルールで確認する
連携の権限を最初から広く許可する	見せなくてよいメールや予定までAIが読める状態になる	最初は予定表だけ、慣れてからメールと、段階的に許可する
毎回ゼロから指示を書く	出力の形がばらつき、手直しが増える	よく使う指示文は保存しておき、毎回同じ形で使う（上の「そのまま使える指示文の例」が使えます）
下書きを確認せずに送る	日時や宛先の間違いがそのまま相手に届く	送信・登録の前に、日時・宛先・金額を人が必ず見る

AI秘書に任せてよいこと・人が確認すべきこと

AI秘書を安全に活用するには「任せてよいこと」と「必ず人が確認すること」を明確に区別しておくことが重要です。

任せてよいこと

• 定型メールの下書き（社内通知・日程調整依頼・お礼メールなど）
• 会議メモや長文メールの要約
• 繰り返しリマインドの設定（週次チェック・締め切り通知など）
• ドキュメントの検索と取得
• テンプレート・ひな形の作成

人が必ず確認すべきこと

• 送信前のメール内容：宛先・CC・本文の事実関係を必ず目視で確認してから送信します。AI秘書は送信前に承認を求める設計になっていても、確認を省略しないことが重要です。
• 個人情報・機密情報：顧客の氏名・連絡先・契約内容などをAIに入力する際は、サービスの利用規約・データポリシーを確認したうえで判断してください。
• 数値・日時・固有名詞の正確性：AIは誤った情報を自信を持って生成することがあります。金額・日付・会社名・担当者名は必ず原本と照合してください。
• 重要な意思決定・交渉：契約・採用・取引先との折衝など、責任を伴う判断はAIに委ねず人が行います。

よくある質問

Q. 無料プランでもAI秘書として使えますか？

A. 使えます。例えばChatGPTの無料プランでもスケジュールタスクを3件まで設定できます。ただし、正確な時刻指定や1時間ごとの実行、Gmailとの連携（イベント起動）は有料プランが必要です。GeminiはGoogleアカウントでログインすれば使い始められますが、組織アカウントの場合は管理者による設定が必要です。

Q. データはAIの学習に使われますか？

A. サービスによって異なります。ClaudeのGoogle WorkspaceコネクタはGmail・ドライブ・カレンダーのデータをモデルの学習に使用しないと公式に記載されています（学習を許可した一部の個人向けプランは例外）。他のサービスについては各社の最新のプライバシーポリシーをご確認ください。

Q. AI秘書が間違ったメールを勝手に送信することはありますか？

A. 現時点の主要サービスでは、メール送信などの外部に影響する操作は人の承認が必要な設計です。ChatGPTのスケジュールタスクでも「メッセージ送信など外部に影響する操作は承認が必要な場合がある」と公式に記載されています。ただし、設定や操作ミスによるリスクはゼロではないため、重要なメールは必ず送信前に内容・宛先を確認する習慣をつけておくことをお勧めします。

Q. スマートフォンでも使えますか？

A. 各サービスのモバイルアプリから利用できます。ただしChatGPTのスケジュールタスク機能は音声チャット上では使えません。

Q. AI秘書とAIエージェントは何が違いますか？

A. AIエージェントは、目標に向けて複数の手順を自分で進める仕組みの総称です。AI秘書は、メール・予定・要約といった秘書業務にその力を使うもので、AIエージェントの使い道の1つと考えると分かりやすくなります。送信や登録の前に人が確認する使い方を勧めています。

Q. オンライン秘書とは何が違いますか？

A. オンライン秘書は人が業務を代行するサービスで、判断が必要な仕事も任せられます。AI秘書は下書き・整理・要約を素早く行いますが、判断は人が行います。判断が要る仕事は人、定型の下書きはAI、と分ける使い方があります。

Q. 費用はどのくらいかかりますか？

A. 無料プランから始められるサービスがあり、上限や使える機能はサービスごとに違います。有料プランや専用サービスの料金は変わるため、契約前に各社の公式ページで確認してください。

Q. 複数のAI秘書を組み合わせて使っても問題ありませんか？

A. 技術的には可能ですが、データの扱い・権限の管理が複雑になります。まずは1つのサービスで使い方を習得し、必要に応じて組み合わせるのが現実的な進め方です。

まとめ：AI秘書は「補佐ツール」として今日から始められる

AI秘書は「定型・繰り返しの多いテキスト処理業務」を自動化・補助するツールです。メールの下書き・スケジュール管理・タスクリマインド・文書要約といった雑務を任せることで、判断や対人対応に集中できるようになります。

選び方のポイントは「普段使うメール・予定表がGoogleかMicrosoftか」です。Google系ならGeminiまたはClaudeが連携しやすく、Microsoft 365ならCopilot in Outlookが自然な選択肢です。繰り返しリマインドを重視するならChatGPTのスケジュールタスク機能が役立ちます。

どのサービスでも共通して重要なのは、「AIに任せる範囲」と「人が確認する範囲」を最初に決めておくことです。送信前の確認・個人情報の扱い・重要な意思決定は人が担い、AIはあくまで補佐役として運用する体制が、安全で持続的な活用につながります。

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AIに会社の業務の一部を継続して任せる「AI社員」については「AI社員とは？」、Microsoft 365でのCopilotの使い方は「Microsoft 365 Copilotとは」、ChatGPTを無料で使える範囲は「ChatGPT無料版でできること」で解説しています。

参考文献

• 秘書 – 職業詳細 | 職業情報提供サイト（job tag） – 厚生労働省
• Scheduled tasks in ChatGPT – OpenAI公式ヘルプ（2026年10月確認）
• GeminiとGoogleアプリの連携 – Google公式ヘルプ（2026年10月確認）
• Using the Google Workspace integrations – Anthropic公式ヘルプ（2026年10月確認）
• Copilot in Outlookへようこそ – Microsoft公式サポート（2026年10月確認）
• Copilot in Outlookに関するよくある質問 – Microsoft公式サポート（最終更新2026年8月）