ワークフローDXについて詳しく解説!

近年、DX推進は企業の重要なテーマとして様々な業界から注目され始めています。しかし国としても重要視しているDXですが、まだ本格的なDXに取り組めている企業は少ないというのが現状です。そこで、これから企業のDXを考えてる方にDXをワークフローという観点から詳しく解説していきます。

DXの詳細な説明は下記リンクよりご確認ください。
>> DXとは?定義や意味を分かりやすく解説!

従来のワークフローについて

ワークフローとは、複数人が関わっている業務において、そこで行われるやり取りの流れのことを意味します。
どのような企業であっても組織内に「 申請 → チェック・承認 → 決裁 」という流れが存在し、誰による何の申請なのか、直属の上司によるチェック、最終的な決定はどうなったか、などといった会社の意思決定を確認する重要な流れです。

ワークフローは、複数の人による紙のやり取りによって行われてきましたが、この従来のやり取りでは問題が生じやすく以下のような課題が挙げられます。

  • 各書類の作成、保管にコストがかかる
  • 承認作業のために出社する必要がある
  • どこまでチェックが進んでいるかわからない

従来のワークフロー現状は、申請書フォーマットを選ぶことに時間がかかったり、手書きによる記入により間違えが起こりやすく記入ミスが発生する度に申請書を作成し直さなければならないことがあります。また承認作業が押印によって行われる場合は、会社にいないと承認が行えないためわざわざ出社する必要があり、もし上司が外出中だった場合は会社に戻るまでの時間だけタイムロスが発生してしまいす。

そのほか、紙の受け渡しにより承認作業が進むため、申請書がどこまで回っているか、次誰に回せばよいかわからないということが起きてしまいます。さらに紙媒体の悪い所として保管にスペースが必要であり、保管した書類を探すためにも時間がかかってしまいます。

ワークフローDXで何ができるの?

従来のワークフローでは非効率的な部分が多いということがわかったと思います。そこで、その課題を解決するためにワークフローシステム導入によるデジタル化を行い一連の流れを効率的にします。
以下の記事でワークフローシステムの導入により可能なこと、期待できるメリットについて解説していきます。

書類のデジタル化

申請書類と承認方法をデジタル化することができます。これにより、書類作成と承認作業を効率化し、ペーパーレス化、脱ハンコにつなげることができます。今まで使用してきた申請書フォーマットをそのままデジタル化し、従来と同じ形式のまま申請書類を作成することができます。手書きよりミスの発生が減り書類作成の負担を軽減、承認作業もデジタル化するためどこでも承認することができ働き方改革につなげることができます。

また、一枚の申請書類を複数の人に回すことによって発生していた待ち時間のタイムロスをなくし、スピーディーな意思決定をにすることができワークフロー全体が最適化されます。そのほか、ペーパーレス化することで書類の管理が容易になり、保管も場所を取らいないうえ管理がしやすいというメリットもあります。

流れを見える化

デジタル上に書類が存在し、デジタルで作業が進められるためワークフローの一連の流れの状況が確認しやすくなります。これによりワークフローに関わる全員が進捗状況を確認することができるようになります。

また、「誰が申請したのか」「誰がチェックしたのか」「誰がどんな最終決定をしたのか」のような証跡管理や、改ざん防止で内部統制を強化することができます。

ワークフローからDXを始めよう

今からDXに取り組みたいと考えているのであればワークフローシステムの導入から始めると良いと言われています。ワークフローシステムの導入からDXに取り組むことの理由として以下の2つのメリットがあります。

部署ごとに始められる

これはDXを初めて取り組む企業にとっては非常に重要な要素だと思います。新しいことに取り組むことはやはりリスクが伴うなため、できるでけ慎重に進めると思います。
その点において、ワークフローの導入は部署ごとで効果を得ることができるため、1つの部署で効果を検証してから全体に展開するということができます。

混乱を起こさずに業務を効率化する

だいたいどの企業でも申請書類や回覧書類を紙ベースで受け渡しをしています。そしてワークフローシステムの導入はあくまでツールが増えるだけなため、確認して承認するという方法は従来と変わらないです。そのため突然システムを導入しても、扱いに戸惑うことがほとんどありません。

ワークフロー導入の成功事例

右肩上がりのグラフ

横浜銀行

稟議書を紙ベースで受け渡すワークフローで、1つの書類が関係者全員に回るまでの待ち時間が長いという課題、進捗状況が確認できないという課題の2つの課題を解決するためにワークフローシステムを導入。
ワークフローシステムによる稟議書のデジタル化を行い、全体のペーパーレス化を推進。これにより書類の起案・作成の時間を削減し、稟議書が関係者に回される時間も大幅に短縮することに成功しました。

清水建設

「ホワイトカラーイノベーション活動」といういわゆる管理職の働き方を改革する動きの一環としてワークフローシステムを導入。
帳票類をデジタル化し、システム上で申請の処理を行えるようになりました。これにより申請後の承認と決裁の業務を効率化し、書類の保管スペースと保管にかかるコストを大幅に削減することに成功しました。

まとめ

「2025の崖」という言葉を国が提唱しているように、DX推進はどの業種、職種の企業も取り組まないといけないテーマになりました。そのため私達はDXについて理解をし、求められているDXをどのように実現するか考えなければいけません。この記事が少しでも参考になれば幸いです。

この記事を通してDX推進についてもっと詳しく知りたいと思った方は是非下記の関連記事も参照してみてください。

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